Privacybeleid

Laatste wijziging: 9 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Uitvaartmuziek.be is een activiteit van ID-Productions BV, Steentjestraat 1A, 9270 Laarne, België — ondernemingsnummer BE 0886.238.817. Vragen over uw gegevens: joeri@uitvaartmuziek.be of 0497 69 83 18.

2. Welke gegevens?

• Contactformulier: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer (als u het invult), de datum en plaats van de plechtigheid, uw bericht, hoe en wanneer wij u best contacteren, en of u uitvaartondernemer bent.
• Gids “De 50 mooiste nummers”: uw e-mailadres en (als u het invult) uw naam.
• Mail, telefoon of WhatsApp: wat u ons zelf vertelt.
• Bij een boeking: wat nodig is voor de afspraken en de factuur, zoals de timing van de plechtigheid, de muziekkeuze en de facturatiegegevens.

In een bericht over een afscheid vertelt u ons soms iets over geloof of levensbeschouwing, of over de overledene. Dat gebruiken wij alleen om de muziek af te stemmen, en alleen omdat u het ons zelf meedeelt. U hoeft ons niets te vertellen wat u liever voor uzelf houdt.

3. Waarvoor en op welke grond?

• Uw vraag beantwoorden en een voorstel maken — omdat u ons daar zelf om vraagt (AVG art. 6.1.b).
• De muziek voor de plechtigheid voorbereiden en spelen — om onze afspraak uit te voeren (art. 6.1.b).
• Wat u ons over geloof of levensbeschouwing vertelt — met uw uitdrukkelijke toestemming, via het vinkje in het formulier (art. 9.2.a). U kan die altijd intrekken; wat al gebeurd is, blijft geldig.
• De gids naar u mailen — omdat u erom vraagt (art. 6.1.b).
• Facturen en boekhouding — omdat de wet het oplegt (art. 6.1.c).
• De website en het formulier beveiligen tegen misbruik en spam — ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f).
• Uitvaartondernemers informeren over onze diensten — ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f); zie punt 6.

Wij sturen particulieren geen reclame of nieuwsbrief, ook niet wie de gids vraagt.

4. Hoe werken de formulieren?

Uw bericht wordt niet in de website bewaard: het formulier stuurt het als e-mail naar ons, en u krijgt zelf een bevestiging met een samenvatting. Lukt het versturen van een e-mail niet, dan blijft een kopie ervan hoogstens 7 dagen op de website staan, zodat wij ze opnieuw kunnen versturen; daarna wordt ze automatisch gewist. Vraagt u de gids, dan bewaren wij uw e-mailadres en naam 3 maanden, om te zien dat de gids goed vertrokken is; daarna worden ze automatisch gewist.

Om spam te weren, controleert het formulier onder meer of uw e-maildomein bestaat. Wordt een inzending als spam tegengehouden, dan noteren wij 30 dagen lang het tijdstip, de reden, de naam, het e-mailadres en een ingekort IP-adres, zodat wij kunnen nagaan of er per vergissing een echt bericht tussen zat.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij geven alleen door wat nodig is aan:

• de muzikanten die op de plechtigheid spelen (naam, datum, plaats, timing, muziekkeuze);
• de begrafenisondernemer, en de kerk of het crematorium, als dat voor de afstemming nodig is;
• Billit, ons facturatieprogramma, en Countable, onze boekhouder;
• Nomeo, waar onze mailbox staat en langs waar de site haar mails verstuurt;
• Anthropic, het bedrijf achter het AI-hulpmiddel Claude, waarmee wij binnenkomende mail sorteren en samenvatten.

De website zelf draait op onze eigen server; er is geen externe hostingpartij.

Nomeo en Billit verwerken uw gegevens binnen Europa. Anthropic is een Amerikaans bedrijf: uw gegevens kunnen daardoor ook in de Verenigde Staten verwerkt worden, onder de eigen gebruiksvoorwaarden van Anthropic. Liever niet dat uw bericht zo verwerkt wordt? Bel ons dan gerust: 0497 69 83 18.

Kiest u voor contact via WhatsApp, dan loopt dat gesprek via WhatsApp (Meta) en gelden ook de voorwaarden van die dienst.

6. Uitvaartondernemers

Wij houden een lijst bij van uitvaartondernemingen in Vlaanderen (bedrijfsnaam, adres, website, algemeen e-mailadres, ondernemingsnummer), samengesteld uit openbare bronnen zoals de Gouden Gids, om hen af en toe over onze diensten te informeren. Wilt u dat niet meer? Eén mail naar partners@uitvaartmuziek.be volstaat; wij noteren dat en contacteren u niet meer. Wie in het formulier aanvinkt dat hij uitvaartondernemer is, komt met zijn vraag bij partners@uitvaartmuziek.be terecht.

7. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

• Vraag zonder boeking: tot 1 jaar na het laatste contact.
• Boeking: zolang de afspraken lopen, en daarna tot 2 jaar na de plechtigheid.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar, zoals de wet oplegt.
• Gids: 3 maanden. Tegengehouden spam: 30 dagen. Kopie van een e-mail die niet verstuurd kon worden: hoogstens 7 dagen. Foutenlogboek van de server: hoogstens 3 maanden (zie punt 10).
• Uitvaartondernemers: zolang de onderneming bestaat en geen bezwaar maakt.

8. Cookies

Deze website plaatst bij een gewoon bezoek geen cookies en gebruikt geen statistiek- of advertentiediensten. Lettertypes en geluidsfragmenten komen van onze eigen server.

9. Uw rechten

U mag ons vragen:

• welke gegevens wij over u hebben (inzage),
• ze te verbeteren of aan te vullen,
• ze te wissen, tenzij wij ze moeten bewaren (bv. voor de boekhouding),
• het gebruik ervan tijdelijk te beperken,
• ze in een gangbaar bestandsformaat te krijgen (overdraagbaarheid),
• en u kan bezwaar maken tegen gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang, en uw toestemming intrekken.

Mail daarvoor naar joeri@uitvaartmuziek.be. Wij antwoorden binnen een maand.

Bent u niet tevreden, dan kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Beveiliging

De site werkt alleen via een beveiligde verbinding (HTTPS). Berichten uit het contactformulier worden niet op de website bewaard, behalve een kopie van een e-mail die niet verstuurd kon worden (hoogstens 7 dagen, zie punt 4).

Onze webserver houdt een foutenlogboek bij om storingen en misbruik op te sporen. Loopt er bij een bezoek iets mis, dan noteert hij uw IP-adres, het tijdstip, het opgevraagde adres en de foutmelding. Een logboek van gewone bezoeken houden wij niet bij. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang en bewaren deze gegevens hoogstens 3 maanden.

11. Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe wij met uw gegevens omgaan, dan passen wij deze pagina aan. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste wijziging.

Vragen over uw privacy? joeri@uitvaartmuziek.be · 0497 69 83 18 · ID-Productions BV, Steentjestraat 1A, 9270 Laarne